سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی(enterprise resource planning) که به اختصار با عنوان سیستم erp شناخته می‌شود، یک سامانه نرم افزاری است که به مدیریت یکپارچه و کارآمد منابع سازمان در بخش های مختلف، اعم از امور مالی، منابع انسانی، تولید، زنجیره تامین، خدمات، تدارکات و دیگر بخش های مجموعه می‌پردازد.
با رشد منابع مالی و انسانی سازمان،استفاده از یک سامانه erp به امری حیاتی تبدیل می‌شود. یک سیستم نرم افزاری erp برای اجرای کارآمد تمام عملیات ها روزانه ضروری است. همۀ یا بخشی از دیتاهای یک سازمان باید در نرم افزار ERP وجود داشته باشد تا منبع معتبری از اطلاعات بخش های مختلف سازمان، به منظور تصمیم گیری در دسترس مدیران باشد.
سیستم erp مکانی برای ثبت داده‌های جمع‌آوری شده از سازمان است؛ اگر این داده ها دقیق و لحظه‌ای نباشند، عملا اهمیت خود را از دست می‌دهند و این نرم افزار به عنوان مستند ساز استفاده می‌شود. به همین جهت استفاده از ابزارهایی برای ثبت اطلاعات، که به صورت هوشمند و با کمترین دخالت اپراتور انجام شود. یکی از سیستم های ثبت اطلاعات که عمدتا در تولید مورد استفاده قرار می‌گیرد، سیستم اجرایی تولید (Manufacturing Execution System) یا به اصطلاح MES است.
اما پیش از آشنایی با روش های گردآوری اطلاعات و سیستم MES، بهتر است با سامانه erp، انواع ماژول های نرم افزار erp و مزایای استفاده از این سامانه نرم افزاری بیشتر آشنا شوید.
سیستم erp؛ پیشگیری بهتر از درمان
فلسفه استفاده از سیستم erp، طراحی، استراتژی و پیشگیری است. به این معنی که سازمان با در اختیار داشتن دیتای معتبر و تحلیل صحیح این اطلاعات در زمان درست، تصمیماتی را در زمینه تولید، فروش و به طور کلی کنترل منابع سازمان اتخاذ کند. طبیعتا هرچه این اطلاعات با سرعت بیشتری در دسترس مدیران قرار گیرد و از اعتبار بالاتری برخوردار باشد، مسیر حرکت سازمان، روشنتر و دقیق تر است و اگر در خطر هدر رفت منابع وجود داشته‌باشد، تصمیمات پیشگیرانه سریعتر اتخاذ و اعمال می‌شوند.
یک سامانه ای آر پی از ماژول‌های مختلفی تشکیل شده که همۀ این ماژول ها با یکدیگر در ارتباط هستند و همۀ آن‌ها در راستای اهداف تجاری سازمان فعالیت می‌کنند. علاوه بر این، دیتای ثبت شده در نرم افزار erp در یک پایگاه داده ثبت و ضبط می‌شوند.
سامانه erp علاوه بر پیشگیری از هدر رفت منابع، مزیت‌های دیگری نیز دارد که بسته به نحوه استفاده از ماژول‌های این نرم افزار برای هر سازمان متفاوت است. با این حال پنج مزیت عمده در استفاده از سیستم erp وجود دارد که در ادامه به بررسی آن‌ها خواهیم پرداخت.
افزایش بازده
اولین مزیت سیستم erp، افزایش بازده سازمان و کارکنان آن است. ساده سازی و اتوماسیون فرایندهای سازمان می‌تواند منجر به افزایش بهره‌وری سازمان شود و باعث شود افراد با منابع کمتر کارهای بیشتری انجام دهند.
سیستمی برای تحلیل اطلاعات
دیتای غلط را حذف کنید و به منبع صحیح اطلاعات متکی باشید. با استفاده از سامانه erp در سریعترین زمان ممکن، به پاسخ پرسش های خود در زمینه صرف سرمایه ها و منابع سازمان دسترسی داشته باشید.
سرعت در تصمیم گیری
با داده‌های لحظه‌ای سیستم ERP شانس شناسایی فرصت های جدید در اختیار شماست. با این آگاهی می‌توانید واکنش مناسبی نسبت به تغییرات بازار، از خود نشان دهید و برای هر اتفاقی آمادگی داشته باشید.
کاهش ریسک؛ افزایش سود
آینده نگری، ویژگی است که یک کسب و کار عالی را از خوب متمایز می‌کند. داشتن آگاهی و کنترل بر روی منابع سازمان یک از ابزاری است که این ویژگی را تقویت می‌کند. همانطور که گفتیم، ERP یک ابزار پیش بینی است و پیش بینی هم اساس کنترل ریسک است.
گزارشات سریع؛ ابزار تصمیم گیری
گزارشات، اصلی ترین ابزار تصمیم گیری سازمان هستند. با تحلیل صحیح گزارشات، بر اساس آمار عمل کنید تا در کمترین زمان، بهبود عملکرد داشته باشید. با سیستم erp در کمترین زمان به گزارشات مالی و تجاری دسترسی خواهید داشت. ولی همانطور که گفتیم اطلاعات ثبت شده در نرم افزار erp باید در لحظه باشد؛ درغیر این صورت این سامانه تنها کاربرد مستندسازی خواهد داشت.
ماژول های نرم افزار ERP
نرم افزار erp، شامل انواع ماژول‌های مختلف است. هر ماژول سیستم erp از فرآیندهای کسب و کار خاصی پشتیبانی می کند و به کارکنان آن بخش اطلاعات کلی که برای انجام کارهای خود نیاز دارند، ارائه می‌دهد. در نهایت همۀ ماژول ها به سیستم erp متصل می شوند، که منبع واحدی از داده های دقیق به اشتراک گذاشته شده از سوی بخش‌های مختلف سازمان ارائه می‌دهد.
امور مالی برای بستن سریع حساب‌ها به erp نیاز دارد. فروش برای مدیریت تمام سفارشات مشتری به سیستم erp نیاز دارد. لجستیک برای ارائه محصولات و خدمات مناسب به مشتریان به نرم افزار erp که به خوبی اجرا می شود، متکی است. حساب های پرداختی به سامانه erp نیاز دارند تا بدون خطا و به موقع انجام شوند. از همه مهم تر، مدیریت برای تصمیم‌گیری به موقع نیاز به مشاهده فوری عملکرد شرکت دارد. و بانک‌ها و سهامداران به سوابق مالی دقیق نیاز دارند، بنابراین آن‌ها روی داده‌ها و تجزیه و تحلیل قابل اعتماد که توسط سیستم erp امکان پذیر شده است، حساب می‌کنند.
همانطور که مشاهده کردید، تمام بخش‌های سازمان نیازمند و متاثر از وجود یک سامانه مدیریت منابع هستند؛ به همین منظور هر سیستم erp به ماژول‌های مختلفی تقسیم شده تا هر بخش متناسب با نیاز و استفاده خود از قسمتی از این نرم افزار استفاده کند. مهمترین و پر استفاده‌ترین ماژول‌های این نرم افزار شامل 9 مورد است که عبارتند از:
- حسابداری و مالی
- مدیریت منابع انسانی
- تامین و تدارکات
- فروش
- خدمات
- تحقیق و توسعه
- مدیریت دارایی‌های سازمانی
- زنجیره تامین و لجستیک
- تولید
این ماژول‌ها، اساسی ترین بخش‌های سیستم erp هستند. در ادامه هر یک را مورد بررسی قرار خواهیم داد.
ماژول مالی و حسابداری (Finance)
ماژول حسابداری و مالی، به عنوان ستون فقرات یک سیستم ERP شناخته می‌شود. مدیریت دفتر کل، خودکارسازی وظایف مالی و رهگیری حساب های پرداختی و دریافتی تنها بخشی از فعالیت های ماژول مالی نرم افزار ERP است. کنترل این حساب های ریسک هایی که تیم مالی مجموعه ممکن است با آن مواجه شود را کاهش می‌دهد.
ماژول مدیریت منابع انسانی (Human resources management)
اکثر نرم افزار‌های ERP شامل یک ماژول منابع انسانی هستند که از قابلیت های پایه، همچون زمان حضور و غیاب، حقوق و دستمزد پشتیبانی می‌کنند. علاوه بر این قابلیت‌ها، سیستم ERP قادر خواهد بود با دریافت مجموعه‌ای از داده‌های مدیریت سرمایه انسانی (HCM)، از تجزیه و تحلیل نیروی کار گرفته تا مدیریت تجربه کارکنان را تجزیه و تحلیل کند.
ماژول تامین و تدارکات (Sourcing and procurement)
وظیفه اصلی این ماژول، تامین خدمات یا مواد خامی است که کسب و کارها برای تولید یا گردش کار نیازمند آن هستند. این ماژول می‌تواند ثبت سفارشات را به صورت خودکار و از طریق دیتای ثبت شده در سیستم و بوسیله تجزیه و تحلیل‌های مبتنی بر هوش مصنوعی، تسهیل کند.
ماژول فروش (Sales)
وظیفه هر فروشنده ارتباط مداوم با مشتریان بالقوه و تشکیل شبکه ارتباطی است، تا فرصت‌های فروش بیشتری برای سازمان به ارمغان آورد. ماژول فروش سامانه ERP، دقیقا به همین شیوه عمل می‌کند؛ این سامانه با تحلیل رفتار مشتریان، علاوه بر رضایت مشتریان فعلی، کمک به شناسایی و تعریف اقدام در جهت جذب مشتری جدید از سر نخ‌های بدست آمده می‌کند.
ماژول خدمات (Service)
ارائه خدمات قابل اعتماد و شخصی‌سازی شده ای که مشتریان انتظار دارند، اساس کار ماژول خدمات سیستم erp است. این ماژول می‌تواند شامل ابزارهایی برای تعمیرات داخلی، قطعات یدکی، مدیریت خدمات میدانی و جریان‌های درآمد مبتنی بر خدمات باشد. همچنین این ماژول، تجزیه و تحلیل‌هایی را برای کمک به نمایندگان خدمات و تکنسین‌ها در حل سریع مسائل مشتریان می دهد.
ماژول تحقیق و توسعه (R&D)
ماژول تحقیق و توسعه نرم افزار erp، ابزارهایی را برای طراحی و توسعه محصول، مدیریت چرخه عمر محصول (PLM)، انطباق محصول، و موارد دیگر ارائه می‌کند؛ بنابراین شرکت‌ها می‌توانند به سرعت و به صرفه نوآوری‌های جدید ایجاد کنند و با توسعه محصول خود، فرصت‌های فروش بیشتری بدست آورند.
ماژول مدیریت دارایی‌های سازمانی (Enterprise asset management)
سیستم‌های ERP پر قدرت، معمولا شامل یک ماژول EAM (Enterprise asset management) نیز هستند که با پیش بینی عمر مفید تجهیزات و دارایی‌های فیزیکی سازمان، برنامه‌ای برای نگهداری این دارایی‌ها، طراحی می‌کند تا علاوه بر کاهش خرابی، ماشین‌ها و تجهیزات سازمان در اوج بازدهی کار کنند. این ماژول شامل قابلیت‌هایی برای نگهداری پیش‌بینی شده، برنامه ریزی، عملیات و برنامه ریزی دارایی، ایمنی و غیره است.
شرکت آویژه با ارائه سیستم مدیریت دارایی ساده ، مسائل مربوط به مدیریت اموال و دارایی های فیزیکی سازمان را برطرف ساخته و با هوشمندسازی فرایند کنترل و مدیریت این دارایی ها، دستیابی به سازمان هوشمند را میسر می‌سازد.
ماژول زنجیره تامین و لجستیک (Logistics and supply chain management)
ماژول زنجیره تامین که از مولفه‌های کلیدی سیستم erp به شمار می‌رود، جابجایی کالاها و منابع را در سراسر زنجیره تامین سازمان ردیابی می کند. این ماژول، ابزارهایی را برای مدیریت موجودی در زمان واقعی، عملیات انبارداری، حمل و نقل و تدارکات ارائه می‌دهد و می‌تواند به افزایش دید و برنامه ریزی سازمان کمک کند.
ماژول تولید (Manufacturing)
ماژول تولید یک جزء کلیدی برنامه ریزی و اجرای سامانه ERP است؛ این به شرکت‌ها کمک می کند تا فرآیندهای پیچیده تولید را کمی ساده کرده و اطمینان حاصل کنند که تولید مطابق با تقاضا است. این ماژول معمولاً شامل قابلیت‌هایی برای برنامه‌ریزی نیازهای مواد (MRP)، برنامه ریزی تولید، اجرای تولید، مدیریت کیفیت و موارد دیگر می باشد.
ERP و MES | دو سر پاره خط اتوماسیون
هرم اتوماسیون نموداری است که سطوح مختلف اتوماسیون در کارخانه‌ها و واحد‌های تولیدی صنایع مختلف را نشان می‌دهد. این هرم از پنج لایه تشکیل شده است که به ترتیب شامل: سطح عملیاتی، سطح کنترلی، سطح نظارتی، سطح برنامه ریزی (MES) و بالاترین سطح این هرم که erp است و با عنوان سطح مدیریتی شناخته می‌شود. اما آشنایی با این هرم چه اهمیتی دارد؟
اگر دقت کرده باشید، در تمام ماژول‌های سیستم erp که از آن‌ها صحبت کردیم، دیتای اهمیت بالایی دارد؛ به شکلی که اگر دیتا به صورت دقیق و در لحظه در نرم افزار erp موجود نباشد، این نرم افزار کارایی خود را از دست می‌دهد و به جای یک سامانه گزارش ساز، تبدیل به یک مستندساز می‌شود. به همین جهت و به منظور استفاده صحیح از سیستم erp، سیستم های کنترل و رهگیری و ثبت اطلاعات، اهمیت بالایی پیدا می‌کند. کارکرد اصلی سیستم MES نیز همینجاست. این سیستم اطلاعات کامل و دقیقی را از کف کارخانه جمع‌آوری می‌کند و پایه های هوشمند سازی سازمان را بنا می‌نهد.
به منظور کسب اطلاعات بیشتر در این حوزه می‌توانید مطالب این وبسایت را دنبال نمایید.
