پلاک کوبی اموال امروز دیگر صرفا یک عملیات مستحبی نیست و عدم اجرای صحیح آن با استفاده از یک ابزار صحیح، سازمان شما را با ضررهای بزرگی مواجه می‌سازد. ما می‌دانیم خرید سالیانه اموال جدید برای سازمان و برای پرسنل جدید، هزینه گزافی برای سازمان شما به همراه دارد؛ ما می‌دانیم به واسطه حضور شما در بورس، شفافیت برای شما مهم شده است و می‌بایست اموال خود را با دقت شناسایی کرده باشید؛ ما می‌دانیم جا به جایی‌های بسیاری در خصوص اموال در سازمان شما شکل گرفته است و شما نه از آنها خبر دارید، نه دلیل آن را می‌دانید و نه می‌دانید آخرین لوکیشن آن اموال کجاست؛ ما می‌دانیم هنوز خیال شما از مدیریت اموال سازمانتان راحت نیست و به همین خاطر است اهمیت پلاک کوبی اموال را مطرح می‌کنیم و می‌گوییم می‌بایست ابزار مناسبی برای مدیریت آن در اختیار داشته باشید.
قبل از اینکه فرایند پلاک کوبی اموال را تشریح کنیم و یا از اهمیت آن برای شما بگوییم، اجازه دهید حرف آخر را همین ابتدا بزنیم؛ دیگر پلاک های ساده اموال و حتی پلاک بارکدی اموال پاسخگوی نیازهای مدیران مالی یا جمعداران نیست؛ پلاک اموال هوشمند، زیر ساخت پیاده‌سازی یک سامانه اموال گردانی بی نقص را فراهم می‌کند.
یک پلاک اموال و خیال راحت !
اگر پلاک اموال، پلاکی باشد که مخدوش نشود، دارای کد منحصر به فرد باشد، نیازی به شناسایی از فاصله نزدیک نداشته باشد، از اموال جدا نشود و مهم تر از همه، بتوان اطلاعات را در آن ذخیره کرد، پلاک کوبی اموال به خوبی صورت خواهد پذیرفت و می‌توان مبتنی بر آن از نرم افزار اموال نیز بهره برد.
در ادامه قصد داریم در ابتدا شما را با چیستی و اهمیت پلاک کوبی اموال آشنا کنیم و سپس به معرفی ابزارهای آن خواهیم پرداخت.
فرایند پلاک‌کوبی
پلاک کوبی اموال از سال‌ها قبل تا به امروز جهت شناسایی اموال سازمان استفاده می‌شود تا بدانیم دقیقا چه اموالی را در اختیار داریم، در کجا و پیش چه شخصی قرار دارد، آخرین وضعیت بازرسی آن چه بوده و غیره. ابزارهای مختلفی نیز در این فرایند وجود داشته و دارد، از چسباندن لیبل‌های ساده که صرفا با یک کد معین می‌کنند چه اموال‌هایی در مجموعه وجود دارد تا بارکد که کمی این فرایند را بهبود داده و امروز هم پلاک‌های مبتنی بر تکنولوژی‌های جدیدی که می‌تواند محل دقیق هریک از اموال را به خوبی شناسایی کند.
پلاک کوبی اموال ، فرآیند الصاق برچسب‌های شناسایی اموال روی دارایی‌ها است. پلاک کوبی اموال هم برای دارایی‌های فیزیکی ثابت و هم برای دارایی‌های فیزیکی متحرک استفاده می شود تا راهی برای شناسایی منحصر به فرد آنها در طول عمر مفید آنها در اختیار داشته باشیم.
هدف از پلاک کوبی اموال چیست؟
برچسب‌های اموال پایه و اساس یک سیستم ردیابی دارایی هستند و روشی قابل اعتماد برای شناسایی دارایی‌ها به صورت منحصر به فرد و ابزاری کارآمد برای جمع‌آوری داده‌ها ارائه می‌کنند. بدون برچسب دارایی، اطلاعات مربوط به موقعیت و تاریخ دارایی باید به صورت دستی مستند شود، فرآیندی که مملو از خطاهای انسانی و مستعد عدم دقت است.به احتمال زیاد دارایی ها هنگام تکیه بر فرآیندهای دستی به اشتباه شناسایی می شوند و به داده های غیر قابل اعتماد منجر می شوند.
وجود داده‌های جمع‌آوری‌شده مبتنی بر پلاک‌های منحصر به فرد اموال، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا تصمیم‌های هوشمندانه و مبتنی بر داده‌ها، نظیر تعیین اینکه آیا سرمایه‌گذاری در تجهیزات جدید از نظر مالی صحیح‌تر از تعمیر قطعه‌ای از تجهیزات است که به پایان عمر قابل استفاده مورد انتظار خود نزدیک می‌شود یا خیر، اتخاذ کنند. لازم به ذکر است نحوه جمع آوری این داده‌ها موضوعی است که در ادامه به آن می‌پردازیم.
از آنجایی که الصاق هر پلاک به صورت منحصر به فرد صورت می‌پذیرد، تاریخچه مکان هر اموال مستند خواهد شد و در نتیجه پلاک کوبی اموال می‌تواند به جلوگیری از سرقت و مفقود شدن دارایی‌ها کمک کند.
شیوه های پلاک کوبی اموال
وقتی از پلاک کوبی صحبت می‌کنیم، درواقع درحال ساخت زیربنای جمع‌اوری داده‌های مهمی هستیم که صحت و دقت آنها برایمان مهم هست؛ هرچقدر وجود داده‌ها برایمان حائز اهمیت باشد، فراهم کردن زیربنای آن نیز دارای اهمیت خواهد بود. پلاک کوبی اموال در سازمان‌ها و ادارات به شیوه‌های متنوعی صورت می‌گیرد که هرکدام مزایا و معایب خاص خود را دارند. روش‌های رایج در پلاک کوبی سه روش برچسب گذاری سنتی، بارکد و پلاک های RFID هستند که پارامترهای مختلف این سه روش در جدول زیر مورد مقایسه قرار گرفته‌است.
در برچسب گذاری مبتنی بر کد می‌بایست یک‌به‌یک اموال‌ها را زیر و رو کنید تا مشاهده کنید آیا برچسبی بر روی آن مانده یا نه و اگر مانده بود، کد آن را یادداشت کنید. در این حالت هیچ داده صحیحی در اختیار نخواهید داشت چراکه نمی‌دانید چه اموالی باید در اتاق باشد و یا چه اموالی موجود هست که نباید باشد.
در برچسب گذاری مبتنی بر بارکد شرایط بهتر است، اما احتمال مخدوش‌پذیری پلاک بالاست؛ تنها تفاوت این روش با حالت قبل این است که می‌توانید اطلاعات را به صورت سیستمی در نرم افزار اموال ثبت کنید. لازم به ذکر است در این روش می‌بایست نزدیک هر یک از اموال شد و برچسب یک‌به‌یک آنها رو قرائت کرد که این فرایند نیز سرعت بسیار پایینی دارد.
اما در روش پلاک کوبی مبتنی بر RFID، هر پلاک اموال دیگر مخدوش‌پذیر نخواهد بود، از اموال جدا نمی‌شود، نیاز به دید مستقیم ندارد، به صورت گروهی خوانده می‌شود و تمامی اطلاعات مبتنی‌بر کد منحصر به فرد آنها به صورت خودکار در سیستم ثبت می‌گردند.
تگ‌های اموال با استفاده از ریدرهای دستی به کاربران این امکان را می‌دهند که داده‌های مربوط به مکان دارایی، تاریخچه تعمیر و نگهداری و یا سایر جزئیات مربوط به دارایی را شناسایی کرده و مستند کنند.
پلاک کوبی اموال بر مبنای سیستم RFID
برای آشنایی بیشتر با اموال داری مبتنی بر RFID می‌توانید این مطلب را مشاهده نمایید.
اگر بخواهیم به ساده‌ترین شکل توضیح دهیم، شناسایی اموال بر مبنای RFID، راهی برای اتوماسیون فرآیند مدیریت و رهگیری دارایی‌های فیزیکی است. این سیستم با الصاق پلاک RFID به هر دارایی و خواندن داده‌های مربوط به آن توسط ریدرهای RFID کار می‌کند. این داده‌ها می‌تواند شامل هر چیزی از جمله نام، آخرین محل قرارگیری، مسئول اموال تحویل شده و آخرین وضعیت بازرسی هر دارایی باشد و در نهایت، تمامی این اطلاعات در یک سامانه مدیریت اموال جمع‌آوری شده که می‌توان روی آنها نظارت و کنترل لازم صورت گیرد؛ از مزایای اجرای این سیستم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
- رهگیری و شناسایی چند اموال به صورت همزمان
- حذف خطای انسانی
- جمع‌آوری لحظه‌ای اطلاعات (Real-Time)
- مکان یابی دارایی های جابه‌جا یا گم‌شده
- به حداکثر رساندن دقت موجودی
- آگاهی از جا به جایی‌های مکرر و آخرین وضعیت و مکان اموال
ضرورت پلاک کوبی دارایی های ثابت
برچسب‌های اموال پایه و اساس یک سیستم ردیابی دارایی هستند و روشی قابل اعتماد برای شناسایی دارایی‌ها به صورت منحصر به فرد و ابزاری کارآمد برای جمع‌آوری داده‌ها ارائه می‌کنند. بدون برچسب اموال، اطلاعات مربوط به موقعیت و تاریخ دارایی باید به صورت دستی مستند شود، فرآیندی که مملو از خطاهای انسانی و مستعد عدم دقت است. به احتمال زیاد دارایی ها هنگام تکیه بر فرآیندهای دستی به اشتباه شناسایی می شوند و به داده های غیر قابل اعتماد منجر می شوند.
احتمال زیاد تا الان بر شما نیز روشن شده است که پلاک کوبی اموال و دارایی‌های ثابت می‌تواند فرایند اموال گردانی شما را با موفقیت همراه سازد و یا سازمان شما را با هزینه‌های کلان در زمینه مدیریت اموال مواجه سازد؛ رویکرد سازمان شما در این خصوص تعیین کننده خواهد بود.
چه اموالی نیاز به پلاک کوبی دارند؟
بسیاری از شرکت ها سالانه هزاران و یا میلیون دلار را با ردیابی نادرست دارایی ها از دست می‌دهند. به همین سبب پلاک کوبی اموال و رهگیری آنها به امری ضروری برای هر سازمانی تبدیل شده است.
دارایی های فیزیکی در حسابداری مفهوم خاصی دارد؛ در حسابداری برای اینکه اقلام خریداری شده به عنوان دارایی ثابت در نظر گرفته شوند، باید انتظار داشته باشیم که بیش از یک سال مورد استفاده قرار گیرند.
برخی از اموالی که نیازمند پلاک کوبی هستند:
- تجهیزات اداری
- میز و صندلی و مبلمان
- تجهیزات کامپیوتری
- اسناد و مدارک سازمان
- وسایل حمل و نقل سازمان
