تنوع کالاهای موجود در انبار و عدم استفاده از یک سیستم نوین مدیریت انبار، دو عامل اصلی بروز مشکلات در زمینۀ انبارداری و مدیریت انبار است؛ هزینه‌هایی که اجرای فرایندهای انبارداری به همراه دارد، فرصت اشتباه باقی نگذاشته و هر خطای کوچک در مدیریت انبارداری، می‌تواند منجر به از دست دادن سرمایه‌های هنگفتی شود.
یکی از روش‌هایی که در بسیاری از سازمان‌های پیشرو در صنعت برای مدیریت موجودی انبار و دارایی‌های سازمان استفاده می‌شود، کدینگ انبار است. سیستم کدینگ انبار به هر محصول کد یونیک اختصاص داده و این کد را در نرم افزار انبار و حسابداری، به عنوان شناسنامه‌ای برای کالا، ثبت می‌کند.
استفاده از این سیستم در کنار یک سامانه نرم افزاری، علاوه بر جلوگیری از خواب کالا در انبار، خطاهایی که در فرایندهای جانمایی، جمع آوری حواله، ثبت ورود و خروج و انبارگردانی وجود دارد را برطرف کرده و ریسک‌های پیشرو را پیش بینی و برطرف می‌کند. در این مقاله علاوه بر معرفی سیستم کدینگ انبار و نرم افزار آن، روش‌های کدینگ کالا را نیز بررسی کردیم.
کدینگ انبار چیست؟
در گذشته سازمان‌ها از نام کالا، مشخصات فنی و کد دست نویس یا روش‌های مشابه برای شناسایی کالا استفاده می‌کردند؛ روشی که نتیجه آن خطای مکرر نیروی انبار، بالا رفتن زمان انبارداری و ضررهای مالی بود که هنوز هم در تصور برخی از شرکت‌های سنتی اجتناب پذیر هستند. اما کدینگ کالا این مشکل را برطرف کرده است.
در سیستم‌های کدینگ انبار، به هر کالا یک کد منحصر به فرد اختصاص داده می‌شود. این کد شامل اطلاعات جامعی از نام، SKU، مشخصات ظاهری و فنی، تاریخ ورود به انبار و همچنین موقعیت کالا در انبار است که در نرم افزار حسابداری ثبت می‌شود. یکی از کاربردهای مهم این سامانه، وارد کردن کد کالا به جای نام و مشخصات کالا، در نرم افزار حسابداری است؛ به همین جهت به این کد، کد حسابداری نیز می‌گویند.
شیوه‌های استاندارد کدینگ کالا
کدینگ انبار توسط حسابدار انجام شده و به عنوان شاخه‌ای از علم حسابداری شناخته می‌شود. کد کالا شامل اعداد و حروفی است که لزوما معنا و مفهوم خاصی ندارد و صرفا به عنوان مشخصه‌ای یونیک از کالا برای شناخت و تفکیک موجودی انبار است که در نرم افزار حسابداری انبار وجود دارد. انواع شیوه‌های کدینگ شامل موارد زیر است:
- کدگذاری عددی فقط از اعداد استفاده می شود (بدون حروف یا علامت)
- کدگذاری الفبایی فقط از حروف تشکیل شده است
- کدگذاری الفبایی کد ترکیبی از حروف، اعداد و علائم است
زمانی که یک شرکت تصمیم به استفاده از سیستم کدگذاری بگیرد، باید کدهایی ایجاد کند برای همه کارکنانی که با این کدها درگیر هستند، آسان، قابل فهم و به اصطلاح User Friendly باشند. کدها باید کوتاه بوده و طول یکسانی داشته باشند تا خواندن و نوشتن آن‌ها آسان باشد. در این نقطه، استفاده از یک سیستم مدیریت انبار، اهمیت بالایی پیدا می‌کند.
مزایا کدینگ انبار؛ سیستم کدینگ RFID
پس از کدینگ کالا نوبت به الصاق لیبل یا برچسب به محصولات می‌رسد؛ تکنولوژی‌های بارکد و QR Code، در گذشته بیشترین کاربرد را در انبار داشتند و بدون شک بسیاری از معضلات مدیریت انبار را نیز رفع می‌کردند. اما با با بالا رفتن موجودی انبار، این سیستم‌ها جوابگو نیاز شرکت‌ها نخواهندبود.
فناوری RFID، به عنوان بروزترین تکنولوژی در زمینه کنترل و رهگیری موجودی انبار (Track And Trace)، مسائل حوزه مدیریت انبارداری را به نحو احسن برطرف کرده‌است. به همین جهت، این فناوری به عنوان بهینه‌ترین تکنولوژی کدینگ انبار به شمار می‌رود.
از مزایای به کارگیری تکنولوژی RFID در سیستم‌های کدینگ کالا، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
افزایش سرعت جابه‌جایی کالا
اگر تمام محصولاتی که به انبار وارد می‌شوند، دارای برچسب هوشمند باشند، می‌توان آن‌ها را با سرعت بیشتری شناسایی کرد. با عبور این تگ‌ها از ریدر ثابت یا پرتابل RFID، اطلاعات این محصولات در نرم افزار ثبت و ذخیره می‌شود.
قابلیت ردیابی کالا
با رهگیری و شناسایی همۀ محصولات، نظارت بر مسیری که کالا در انبار طی می‌کند، آسان است. کنترل کیفیت، جابه‌جایی در انبارها، انبارگردانی و دیگر بخش‌های انبار، متاثر از برچسب گذاری محصولات هستند.
کنترل موجودی در زمان واقعی
با تکنولوژی RFID می‌توان همیشه از تعداد دقیق SKU ها در انبار اطلاع داشت. همچنین شمارش اقلام انبار با سیستم RFID در یک روز و با دو نیرو انجام می‌گیرد.
بینش تجاری عمیق‌تر
هرچه داده‌های بیشتری در دسترس مدیران باشد، تصمیم‌گیری در مورد نحوه تنظیم دقیق عملیات و پیش‌بینی سفارش جدید مشتریان آسان‌تر خواهد بود. استفاده از تکنولوژی RFID در کنار کدینگ کالا، امکان تجزیه و تحلیل متغیرهای مختلف را فراهم می‌کند.
آماده سازی کارآمد سفارش
جمع‌آوری حواله یکی از عملیات‌های انبار است که به زمان و منابع زیادی نیاز دارد. کنترل و شناسایی همۀ موجودی انبار، ضامن بهبود سرعت این عملیات است؛ زیرا سیستم مدیریت انبار، مکان دقیق همه SKU ها را می‌داند و به اپراتور دستور مشخصی در مورد نحوه مکان یابی آن‌ها می‌دهد.
کدینگ کالا با نرم افزار انبارداری سیلو
برای اجرای فرآیند کدینگ کالا، شما به یک نرم افزار نیاز دارید تا مشخصات و صورت وضعیت کالا در آن ثبت شود. تهیه یک نرم افزار ERP، اولین مرحله از پروسه استفاده از سیستم استاندارد کدینگ است؛ اما سیستم erp به عنوان راس هرم اتوماسیون، نیازمند یک سامانه مکمل، در سطوح برنامه‌ریزی و جمع‌آوری اطلاعات لحظه‌ای از کف کارخانه است.
نرم افزار انبارداری سیلو با استفاده از تجهیزات RFID، ابزار جامعی برای جمع‌آوری و ثبت دیتای انبار به حساب می‌آید. نرم افزار سیلو کدهایی که در نرم افزار حسابداری ایجاد شده را به تگ‌های RFID متصل کرده و با قرائت این تگ‌ها، اطلاعات محصولات در نرم افزار نمایش داده خواهد شد.
جمع بندی
رسالت فرآیند کدگذاری کالا، کنترل موجودی انبار و اطمینان از قابلیت ردیابی کالای انبار است. در واقع کدگذاری به معنای سازماندهی و کنترل چرخه تامین است. اما تحقق این هدف نیازمند استفاده از یک سیستم جامع مدیریت انبار است.
شرکت آویژه با بهره‌گیری از سیستم‌های نرم افزاری و سخت افزاری مبتنی بر RFID، مسیر اتوماسیون انبار را به میزان چشمگیری هموار کرده‌است. با سامانه انبارداری سیلو، گزارشات لحظه‌ای از وضعیت انبار اعم از میزان موجودی کالا، مکان دقیق هر کالا، تعداد فروش از هر محصول و میزان ورود و خروج انبار اطلاع خواهید داشت.
به همین دلیل است که “سامانه انبار سیلو، ابزار مکانیزه تصمیم‌گیری مدیران سازمان است.”
