جمعداری اموال ، همواره یکی از دغدغه های مدیران مالی و یا مدیران اموال و دارایی های ثابت سازمان های بزرگ و متوسط ایرانی است که از آن سخن می گویند؛ منابع محدود سازمانی، جذب متعدد نیروهای انسانی جدید و تغییر سمت‌های سازمانی باعث شده است به جای تهیه مکرر اموال جدید، به فکر استفاده بهینه و جا به جایی صحیح آن‌ها در بین پرسنل باشند و این دغدغه گامی است بزرگ در جهت اجرای فرایندی به اسم جمعداری اموال .
اهمیت جمعداری اموال
اخیرا در گفت و گو با یکی از مدیران یکی از بزرگترین استارت‌آپ‌های کشور متوجه شدیم، آن‌ها نیز با چالش جمعداری اموال مواجهند و به دلیل نداشتن یک سیستم مدیریت اموال مناسب، مجبور می‌شوند هر چندماه یکبار بودجه کلانی را صرف تهیه تجهیزات و اموال متناسب هر پرسنل کنند.
این در حالی است که اگر استراتژی و ابزار مناسبی برای جمعداری اموال این سازمان وجود داشت، دیگر نیازی به صرف هزینه‌های کلان در این زمینه نبود و تجهیزات به درستی در بین اعضا توزیع و جا به جا می‌شد.
جمعدار اموال یا امین اموال کیست؟
جمعدار اموال یا به اصطلاح امین اموال فردی است در سازمان که مسئولیت نگهداری و حفاظت از اموال و دارایی های ثابت را در سازمان به عهده دارد. جمعدار اموال به طور معمول زیر نظر واحد مالی و اداری و با هدف کاهش هزینه های مدیریت دارایی های فیزیکی فعالیت می‌کند. در ادامه به معرفی برخی وظایف این مسئولیت می‌پردازیم.
- رهگیری و شناسایی تجهیزات خریداری شده در سازمان و الصاق برچسب اموال به هریک از آن‌ها
- اجرای آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های مدیریت اموال در سازمان.
- ثبت مشخصات تمامی اموال و دارایی های فیزیکی سازمان در سیستم جمعداری اموال
- آماده‌سازی گزارشات وضعیت هر یک از دارایی های سازمان اعم از وضعیت موجودی یا محل قرار گیری یا وضعیت بازرسی
- طراحی و ارائه برنامه‌ای برای افزایش طول عمر اموال و و نگهداری از دارایی های ثابت
- محاسبه نرخ استهلاک مبتنی بر فرم های مالیاتی مربوط به استهلاک جهت شناسایی وضعیت استهلاک اموال
- تهیه گزارش از موجودی و دلایل اموالی که به هر علتی از بین رفته است و …
- تخصیص هر یک از اموال خریداری شده به واحدها و اشخاص مربوطه و دریافت رسید
- رصد صدور مجوز خروج اموال از سازمان با ثبت مشخصات مورد نیاز
- رهگیری جا به جایی اموال در سازمان و آگاهی از آخرین محل قرار گیری هریک
- صورت برداری از اموال مفقودی و تعریف اقدامات لازم
- مطابقت دارایی های موجود با لیست اموال تحویل داده شده به افراد و واحد ها
انواع روش های مدیریت اموال
با وجود دغدغه‌های جمعداری اموال و دارایی های ثابت، گاها مسئولین مرتبط با مدیریت این دارایی ها، راه مناسبی را برای مدیریت و جمعداری دارایی های سازمان انتخاب نمی‌کنند و بدون در اختیار گرفتن ابزار مناسب اقدام به اموال گردانی سازمان می‌کنند؛ شمارش چشمی اموال و ورود اطلاعات به صورت دستی در بستری مانند اکسل اموال یکی از روش های جمعداری اموال است؛ بر همگان روشن است این روش نه تنها با خطا همراه است، بلکه از لحاظ سرعت نیز برای سازمان‌هایی با تعداد اموال بالا اصلا مناسب نیست.
با پیشرفت تکنولوژی و به مرور زمان، ابزارهای مختلفی برای مدیریت اموال سازمان به کار گرفته شد؛ در ادامه به معرفی این ابزارها می‌پردازیم و بهترین ابزار و سیستم جمعداری اموال را به شما معرفی خواهیم نمود.
ابزار های مدیریت اموال
اجازه دهید همین ابتدای راه و قبل از آغاز معرفی تمامی ابزارها، بهینه‌ترین ابزار مدیریت اموال را معرفی کنیم؛ بهینه‌ترین ابزار مدیریت و جمعداری اموال بدین معنی است که در مقایسه با سایر ابزارهای موجود هم از کارایی، سرعت و دقت بالاتری برخوردار باشد و هم هزینه کمتری نسبت به سایر ابزارها داشته باشد.
احتمالا شما هم آشنایی نسبی با این ابزار داشته باشید؛ RFID نوع پسیو. این ابزار به شما کمک می‌کند در کمترین زمان ممکن اموال گردانی کنید و بدانید دقیقا چه اموالی در اختیار چه کسی است؛ سرعت و دقت بالا در این ابزار باعث شده است دغدغه‌های جمعداری اموال سازمان به خوبی پوشش داده شود.
برای آشنایی با نحوه عملکرد این ابزار لازم است تا مطلب زیر را به صورت مجزا مطالعه فرمایید؛ لازم به ذکر است هزینه استفاده از این ابزار در مقایسه با سایر ابزارهای مشابه، مقرون‌به‌صرفه‌ترین شناخته میشود.
جمعدار اموال که امین اموال نیز نیز شناخته میشود، وظایفی را در جهت مدیریت دارایی های فیزیکی برعهده دارد و در جهت تحقق این وظایف نیازمند ابزار و تجهیزات است.
برای آشنایی با وظایف جمعدار اموال و ابزار های مورد نیاز برای اموالگردانی و مدیریت اموال ویدیو را تماشا کنید.
نرم افزار جمعداری اموال
بسیاری از سازمان‌ها به دنبال نرم افزار جمعداری اموال می‌گردند و راهکار حل مسائل خود را در به کارگیری این نرم افزار می‌دانند. اما مساله اصلی اینجاست که حتی با وجود نرم افزار جمعداری اموال نیز بسیاری از دغدغه های مدیریت اموال سازمان‌ها پوشش داده نمی‌شود؛ چراکه در دنیای امروز این داده ها هستند که تصمیم سازی می‌کنند و اگر ابزاری مناسب برای جمع‌آوری داده‌ها در اختیار نباشد، به کارگیری یک نرم افزار جمعداری اموال صرف، کمکی به حل مسائل نخواهد کرد.
در دنیای امروز حضور یک ابزار مناسب جهت جمع‌آوری مکانیزه داده ها در کنار نرم افزار جمعداری اموال باعث ایجاد سیستمی می‌گردد که از آن با نام سیستم مدیریت اموال و دارایی های فیزیکی یاد میشود.
هنگامی که یک سیستم مدیریت اموال به صورت دقیق و صحیح در یک سازمان پیاده‌سازی شود، امکان رهگیری و ردیابی دارایی‌ها، نگهداری سوابق بازرسی اموال و سایر اهداف مدیریت دارایی های فیزیکی به سهولت امکان‌پذیر خواهد بود .
امکان حفظ تاریخچه دقیق از بازرسی دارایی‌ها و همچنین تاریخچه محل قرار‌گیری آن‌ها در سازمان در برخی از صنایع و سازمان‌ها بسیار دارای اهمیت است؛ سیستم مدیریت اموال این امکانات را فراهم می‌کند.
3 دیدگاه دربارهٔ «جمعداری اموال و دارایی های ثابت»
سلام
شما راهکار اموال داری هوشمند مبتنی بر RFID رو پیاده‌سازی هم می‌کنید؟
ما داخل سازمانمون به این مورد نیاز داریم و تا به حال راهکار مناسبی مثل RFID پیدا نکردیم.
ممنون
سلام خدمت شما
بله، اموال داری هوشمند نیز از جمله راهکارهای مبتنی بر RFID است که توسط شرکت آویژه ارائه میشود.
باعث خوشحالی ما است اگر بتوانیم در پوشش این نیاز در کنار شما قرار گیریم.
از قسمت «تماس با ما» با ما در ارتباط باشید تا همکاران ما در بخش فروش شما را راهنمایی کنند.
به نظر میاد این راهکار مدیریت اموال مبتنی بر RFID برای سازمان‌ها مفید باشه
حدود هزینش چقدره؟