بخش زیادی از دارایی‌های سازمان اموال و دارایی‌های ثابت هستند که این اموال در اختیار کاربران و نیروهای سازمان قرار گرفته‌است. اگر نظارت و سیستم دقیقی برای کنترل و رهگیری این اموال وجود نداشته‌باشد، ضررهای مالی زیادی به سازمان وارد خواهدشد. حسابداری اموال و دارایی ثابت می‌تواند اولین قدم در جهت مدیریت دارایی فیزیکی باشد.
اما استفاده از یک نرم افزار حسابداری اموال نیازمند دانشی در خصوص شناخت انواع دارایی و نحوه محاسبه استهلاک دارایی دارد که پیاده‌سازی آن در سازمان از وظایف حسابدار اموال است. در این مقاله در خصوص اهمیت حسابداری دارایی ثابت و استفاده از یک نرم افزار اموال صحبت خواهیم کرد؛ اما بهتر است در ابتدا با انواع دارایی در حسابداری اموال آشنا شویم.
انواع دارایی در حسابداری اموال | اموال منقول و غیرمنقول چیست؟
دارایی ثابت یک دارایی مشهود یا تجهیزات بلندمدت است که یک شرکت از آن برای اداره تجارت خود استفاده می کند. دارایی های یک شرکت شامل ساختمان ها، تجهیزات کامپیوتری، نرم افزار، مبلمان، زمین، ماشین آلات و وسایل نقلیه می باشد. شرکت‌ها می‌توانند ارزش این دارایی‌ها را با محاسبه استهلاک آن‌ها در طول زمان حفظ کنند و اتخاذ برنامه دقیق هزینه‌های نگهداری و جایگزینی آن‌ها را کاهش دهند.
در حسابداری اموال، دارایی با توجه به نوع، کاربرد، ماهیت و کاربرد به چند دسته تقسیم می‌شوند. اما شناخته‌شده‌ترین نوع دسته‌بندی که بر اساس ماهیت اموال است، دارایی را به دو دسته اموال منقول و اموال غیر منقول تقسیم می‌کند.
تفاوت اصلی اموال منقول و اموال غیرمنقول در قابلیت جابه‌جایی آن‌هاست. اموال منقول، همانطور که از نام آن پیداست، قابلیت جابه‌جایی دارد و عمر مفید کمتری دارد و در مقابل، اموال غیر منقول قابلیت جابه‌جایی ندارد و عمر مفید آن‌ها بیشتر است. در ادامه با برخی از نمونه‌های این دارایی‌های آشنا خواهیدشد.
وظایف حسابدار اموال و دارایی ثابت
تقریبا همه‌ی مسئولیت‌هایی که در حوزه مدیریت دارایی ثابت وجود دارد، بر عهده حسابدار اموال است. حسابدار اموال با عناوین دیگری نظیر جمعدار اموال و یا امین اموال نیز شناخته می‌شود. وظایفی که حسابدار اموال به صورت روتین باید انجام دهد شامل موارد زیر است:
- خرید اموال
- تعیین لوکیشن اموال
- تحویل اموال به کارمندان
- محاسبه استهلاک اموال
- اموال گردانی دوره‌ای دارایی‌های فیزیکی
- تهیه گزارش از وضعیت دارایی‌های ثابت
- مدیریت اموال و دارایی‌های فیزیکی
یکی از پرچالش‌ترین وظایف مدیر اموال، محاسبه نرخ استهلاک دارایی‌های ثابت سازمان است؛ در ادامه با سه روش اصلی محاسبه نرخ استهلاک آشنا خواهیم شد.
روش‌های محاسبه استهلاک دارایی‌های ثابت
محاسبه استهلاک اموال که از وظایف حسابدار دارایی ثابت به شمار می‌رود به منظور افزایش عمر مفید اموال سازمان، کاهش و پیش‌بینی تعمیرات و هدر رفت منابع مالی برای خرید مجدد دارایی است. محاسبه نرخ استهلاک در حسابداری اموال، سه روش دارد.
محاسبه استهلاک اموال به روش خط مستقیم
در این روش، مبلغ ثابتی در هر سال به عنوان عدد استهلاک اموال از ارزش آن کم می‌شود و فرمول آن به این شکل است.
عمر مفید / (ارزش اسقاط – بهای تمام شده دارایی) = هزینه استهلاک به روش خط مستقیم
محاسبه نرخ استهلاک به روش مانده نزولی
در این روش درصد استهلاک ثابتی در نظر گرفته می‌شود و به صورت تصاعدی با فرمول خاصی به سال قبل اضافه می‌گردد. فرمول آن به شکل زیر است.
نرخ استهلاک * (استهلاک انباشته دارایی – بهای تمام شده دارایی) = هزینه استهلاک به روش مانده نزولی
محاسبه استهلاک به روش تعداد تولید
در این روش که به ازای واحد تولید یا کارکرد ثابت اندازه‌گیری می‌شود، استهلاک هر سال بر مبنای تعداد محصول تولیدی نسبت به ظرفیت تولید است. فرمول آن به شکل زیر است.
میزان تولید / (ارزش اسقاط – بهای تمام شده دارایی) = هزینه استهلاک هر واحد تولید
عموما پرکاربردترین روش محاسبه استهلاک دارایی، به روش خط مستقیم است که برای محاسبه استهلاک دارایی‌های فیزیکی در حسابداری اموال استفاده می‌شود. اما مهمترین دغدغه‌ای که ذهن مدیر اموال را درگیر می‌کند، این است که چگونه اطلاعات تمام دارایی‌های که تعداد آن در برخی از سازمان‌ها بیشتر از 50 هزار آیتم است را به صورت دوره‌ای ثبت و کنترل کنند؟
اموال گردانی و مدیریت نوین اموال و دارایی ثابت
برای اینکه دیتای دارایی ثابت در نرم افزار وجود داشته باشد، حسابدار اموال باید به صورت دوره‌ای و منظم اموال گردانی و مغایرت‌گیری دارایی را انجام دهد. به این منظور سازمان نیاز دارد سیستم جامع و کاملی به منظور پلاک کوبی اموال و ثبت مشخصات دارایی در حسابداری اموال تهیه کند.
در گذشته سازمان‌ها از برچسب اموال و فرم‌های کاغذی و یا صفحات گسترده برای ثبت اطلاعات اموال استفاده می‌کردند. با گذشت زمان، شرکت‌ها نیاز دسترسی به داده‌های اموال را جدی‌تر دیدند و به همین منظور به تکنولوژی‌های جدیدتری نظیر بارکد روی آوردند. با اینکه مدیریت اموال با بارکد بسیار سریعتر از روش‌های سنتی بود، ولی همچنان خلاء سیستمی برای شمارش دارایی ثابت دیده می‌شد.
با ظهور مقوله تحول دیجیتال و مفهوم هوشمندسازی، تکنولوژی‌های سریعتر و دقیقتر راه خود را به شرکت‌ها باز کردند. بروزترین تکنولوژی که در رهگیری و کنترل دارایی ثابت استفاده می‌شود، تکنولوژی RFID است. فناوری RFID دیتای دقیق و لحظه‌ای دارایی را ثبت و ضبط می‌کند و به عنوان ابزار نوین مدیریت دارایی شناخته می‌شود.
سیستم مدیریت دارایی ساده؛ سهولت در حسابداری اموال
سیستم مدیریت دارایی ثابت ساده، به عنوان ابزار کاملی برای حسابداری اموال برای مدیریت و کنترل دارایی شناخته می‌شود. این سیستم از دو بخش تجهیزات RFID و نرم افزار مدیریت اموال تشکیل شده است. نرم افزار مدیریت اموال ساده شامل نرم افزار اندروید و تحت وب است که تمام نیازهای مدیریت دارایی را پوشش داده و اموال‌گردانی، ثبت جابه‌جایی دارایی، مغایرت‌گیری و جستجوی اموال در سریعترین زمان ممکن انجام می‌گیرد.
