مدیریت هوشمند برگزاری همایش و کنفرانس با تکنولوژی RFID

پدید آمدن تکنولوژی‌های جدید این امکان را برای انسان فراهم کرده است تا به صورت هوشمند، فعالیت‌های خود را مدیریت کند و به نتیجه رساند؛ در این مقاله به معرفی تکنولوژی RFID و نقش آن در مدیریت هوشمند برگزاری همایش ، کنفرانس، سمینار و رویدادها می‌پردازیم.

تکنولوژی RFID و نقش آن در هوشمند سازی

RFID (آر اف ای دی) مخفف عبارت “Radio Frequency Identification” و به معنای شناسایی و ردیابی از طریق امواج رادیویی است، این تکنولوژی یکی از به‌روزترین و کاربردی‌ترین روش‌های رهگیری اشیا، افراد و غیره است که با استفاده از امواج، داده‌ها را انتقال می‌دهد.
مهم‌ترین اجزاء تکنولوژی RFID شامل برچسب‌های RFID، قرائت‌گرهای RFID و آنتن‌ها RFID است که در هر سیستم مبتنی بر RFID استفاده می‌شوند.

“می‌توانید در این مقاله به صورت کامل با تکنولوژی RFID آشنا شوید.”

کاربرد تکنولوژی RFID در مدیریت هوشمند برگزاری همایش

یکی از کاربردهای فناوری RFID، هوشمندسازی است؛ هوشمندسازی به معنی استفاده از تکنیک‌ها و ابزارهای فناوری و اطلاعات به منظور مدیریت بهینه‌تر و دقیق‌تر افراد، اشیاء، فعالیت‌ها، رویدادها و غیره است.

از جمله مواردی که «هوشمندسازی» می‌تواند تاثیر بسزایی در بهینه‌سازی مدیریت آن داشته باشد، مدیریت برگزاری همایش است و تکنولوژی RFID می‌تواند نقش مهمی را در این هوشمندسازی ایفا کند؛ سیستم هوشمند رهگیری افراد مبتنی بر تکنولوژی RFID از جمله مواردی است که به منظور هوشمندسازی همایش‌ها، برنامه‌های تجاری، کنفرانس‌ها و غیره استفاده می‌شود.

کاربرد RFID در برگزاری و مدیریت همایش

تکنولوژی RFID اطلاعات دقیق و درلحظه‌ای را به منظور مدیریت هوشمند هرچه بهتر برگزاری همایش در اختیار قرار می‌دهد و معیارهای مورد نیاز برای تصمیم‌گیری، قبل و بعد از برگزاری همایش فراهم می‌کند.

در این روش برچسب‌های RFID متناسب با شرایط محیطی رویداد انتخاب شده و از طریق روش‌های گوناگون در اختیار شرکت کنندگان قرار می‌گیرد؛ یکی از این روش‌ها میتواند درون‌گذاری برچسب‌های RFID در کارت‌های ورودی همایش باشد.

همچنین متناسب با فضای همایش و سالن‌های مد نظر و میزان محدوده قرائت مورد نیاز، قرائتگر‌های RFID نیز انتخاب شده و در مکان‌های مورد نظر نصب می‌شوند؛ این قرائت‌گر‌ها، برچسب‌های RFID را در محدوده‌های تعریف شده قرائت کرده و اطلاعات مورد نظر را برای سیستم ارسال می‌کنند.

رهگیری شرکت کنندگان از این طریق می‌تواند روش مناسبی جهت ارزیابی عملکرد همایش‌ها و رویداد‌ها باشد؛ چراکه این روش علاوه بر مزایای فراوانی که برای برگزار کنندگان همایش دارد، میتواند سهولت در امور را برای شرکت کنندگان نیز فراهم کند.

در ادامه ۵ مورد از امکاناتی که این روش و تکنولوژی RFID به منظور مدیریت برگزاری همایش فراهم می‌کنند، تشریح داده شده است.

شناسایی و ردیابی حجم تردد شرکت کنندگان

• شناسایی مسیرهای عبوری شرکت کنندگان در نمایشگاه
• بهبود چیدمان سالن همایش به جهت سهولت رفت و آمد شرکت کنندگان
• ایجاد چابکی در مدیریت هوشمند برگزاری همایش با در اختیار داشتن اطلاعات در لحظه

ردیابی و شناسایی مسیرهای عبوری شرکت کنندگان، این امکان را فراهم می‌کند تا با در اختیار داشتن اطلاعات در لحظه از این مسیر‌ها، مسیرهای دارای تراکم را شناسایی کرده و چیدمان را متناسب با حجم تردد تغییر داد؛
این اطلاعات همچنین می‌تواند در مدیریت هوشمند برگزاری همایش ، بهبودهایی ایجاد کند و باعث بهینه‌سازی تصمیم گیری‌ها شود.

اندازه‌گیری میزان حضور و تراکم شرکت کنندگان در هر بخش

• شناسایی سخنرانان محبوب
• شناسایی علاقه و اولویت شرکت کنندگان

با اندازه‌گیری مدت حضور شرکت کنندگان در هر بخش می‌توان متوجه شد که کدام یک از سخنرانان مخاطب بیشتری را جذب کرده و کدام یک از موضوعات همایش جذابیت بیشتری برای شرکت کنندگان داشته است.
بدین ترتیب می‌توان نسبت به علایق و اولویت‌های شرکت کنندگان آگاهی پیدا کرد و سخنرانان محبوب را برای دعوت در همایش‌های آتی شناسایی نمود.

حذف صف‌های ثبت نام

• ثبت اسامی به صورت سریع و آسان
• ایجاد تجربه بهتر شرکت کنندگان در رویداد
• بهبود هدایت جریان تردد به سمینارها

با توجه به این موضوع که اطلاعات شرکت کنندگان با برچسب‌های RFID همگام می‌شوند، سیستم‌های رهگیری شرکت کنندگان، نیاز به ثبت نام فیزیکی در همایش‌ها و سایر رویدادها را حذف می‌کنند.
قرائتگر‌های RFID نصب شده در مسیر ورود شرکت کنندگان، برچسب‌های RFID که در اختیار شرکت کنندگان قرار داده شده است را قرائت کرده و ورود این اشخاص به همایش را در سیستم ثبت می‌کنند.
با توجه به حذف زمان انتظار برای ثبت نام به صورت حضوری در همایش، ازدحام ورودی همایش کاهش پیدا کرده و تجربه بهتری برای شرکت کنندگان ایجاد می‌شود.

تجزیه و تحلیل اطلاعات همایش

• ایجاد امکان دسته بندی شرکت کنندگان در دسته‌های مختلف جهت بهبود تجربه حضور در همایش
• امکان تعیین تعداد غرفه‌های بازدید شده، تعداد جلسات برگزار شده
• شناسایی غرفه‌های پر بازدید
• مدت‌زمان سپری شده در سمینارها، همایش‌ها، غرفه‌ها و جلسات
• مقایسه معیارها

در اختیار داشتن اطلاعات دقیق و در لحظه از همایش، احتمال موفقیت استراتژی‌های پیاده‌سازی شده در همایش را افزایش می‌دهد و بخش‌های مناسب جهت سرمایه‌گذاری را تعیین می‌کند.
داده‌های دموگرافیک بدست آمده از شرکت کنندگان مانند سن، جنسیت و غیره در کنار مسیر و جریان عبور آنان در همایش می‌تواند دنیایی از اطلاعات را جهت بهبود تصمیم‌گیری‌ها فراهم کند.
همچنین با استفاده از این اطلاعات و شناسایی علایق و اولویت‌های شرکت کنندگان می‌توان تجربیات بی‌نظیری برای مخاطبان ایجاد نمود.
با در اختیار داشتن اطلاعاتی مانند مدت زمان حضور در بخش‌های همایش، تعداد بخش‌های بازدید شده و غیره می‌توان به مقایسه نتایج رویداد‌های گذشته پرداخت و همایش‌های بهتری نسبت به گذشته برگزار نمود.

سرمایه‌گذاری دقیق

• بهبود همایش‌های آتی مبتنی بر داده های بدست آمده
• پیش‌بینی علایق شرکت کنندگان و ارائه پیشنهاداتی مبتنی بر علایق آنان
•  سرمایه‌گذاری زمانی و مالی در بخش‌هایی که پیش‌بینی می‌شود بازده مناسبی داشته باشند.
• بهبود بخش پذیرایی و برآورده کردن نیازهای شرکت کنندگان
• بهینه سازی زمان برگزاری همایش

در این ویدئو می‌توانید نوعی از سیستم مدیریت هوشمند همایش را ملاحظه نمایید.

در نهایت با در اختیار داشتن اطلاعاتی که تکنولوژی RFID در اختیار قرار می‌دهد می‌توان برای برگزاری همایش‌های آتی برنامه‌ریزی نمود و به بهترین نحوه به مدیریت برگزاری همایش پرداخت؛
همچنین با استفاده از این تکنولوژی، می‌توان تجربه مناسبی برای شرکت کنندگان در همایش ایجاد کرد و برنامه‌هایی را متناسب با علایق و اولویت‌های شرکت کنندگان ارائه داد.
سیستم هوشمند مدیریت برگزاری همایش شرکت آویژه، تمامی امکانات فوق را جهت هوشمندسازی همایشات و رویدادها فراهم می‌کند تا با در اختیار داشتن تمامی گزارشات مد نظر بتوان به بهینه ترین حالت، همایشات و رویدادها را مدیریت نمود.